#Oivalluksia
11 syys 2018 Anette Tuomainen

Johtajat selvittivät – TOP10 oivallusta toimitusjohtajan ajanhallintaan

Johtajan ajankäyttöä ja itsensä johtamista mietittäessä ei voida ylikorostaa priorisoinnin tärkeyttä.

“Olisipa vuorokaudessa lisää tunteja” kuuluu yleinen toive. Tähän voi samaistua varsinkin kasvuyritykset ja niiden johtajat, sillä aikaa tulisi jäädä operatiivisen työn lisäksi myös kehitystyöhön ja uusien hankkeiden spottaamiseen, ihmisille ja heidän tukemiselle, organisaation äkkinäisille “tulipaloille” sekä tietenkin itselle ja omalle hyvinvoinnille.

Teema sai aikaa myös Kasvuryhmän kesäjuhlassa, jossa pohdittiin tänä vuonna johtajan ajankäyttöä ja itsensä johtamista. Osana ohjelmaa oli myös aikataulutuspeli, jossa johtajat kokoontuivat pienryhmiin selvittämään, kuinka kiireisen johtajan viikko tulisi koostaa. Tiina Toimitusjohtajan hahmoon eläytyessään kuka vain pystyi näkemään, että viikkoon meinaa tuppautua liikaa tavaraa, ellei sitä jotenkin järjestele.  Tässä hauskassa ja kevytmielisessä harjoituksessa päästiin myös jakamaan johtajien parhaat niksit ja käytännöt oman kalenterinsa hallintaan.

Optimoi, älä maksimoi.

Haasteena toimitusjohtajana olemisessa usein on, että haluaisi olla vähän kaikkialla, viedä sekä kehitystyötä, että operatiivista puolta eteenpäin ja jättää aikaa ihmisille. Tämän lisäksi oman jaksamisen turvaaminen on kokoajan enemmän esillä – ja syystä. Superihmisetkin tarvitsevat hyvinvoinnin ylläpitoa ja se on usein osasyy, miksi he ovat niin super myös työssään!

Huomattavaa aikataulupelin ratkaisuissa oli, että vaikka edessä oli varsin kiireinen viikko, jossa riitti lukuisten palavien ja tehtävien lisäksi yllättäviä ”tulipaloja”, niin lähes kaikki ryhmät valitsivat jättää viikonlopun täysin tyhjäksi. Luovuutta hyödynnettiin monella tapaa tehokkuuden aikaansaamiseksi. Esimerkiksi kirjojen lukemista voi harrastaa työmatkoilla, lasten harrastusten lomassa tai urheilun lomassa. Eräs mielipiteitä jakava asia oli hallituksen ja johtoryhmän kokoukset. Osan mielestä kokousten valmistelu oli hukkaan heitettyä aikaa, toiset taas priorisoivat tämän korkealle. Moni kommentoi, että kokousten valmistelu on tärkeää, mutta se olisi syytä tehdä jo reilusti aikaisemmin.

TOP10 oivallusta toimitusjohtajan ajanhallintaan:

 

  1. Ei työasioita viikonloppuna. Pyhitä viikonloppu perheelle, liikunnalle ja vapaa-ajalle. Johtajankin on syytä ladata akkujansa. Kasvuryhmän jäsenenä olevat johtajat olivat erittäin yksimielisiä siitä, että viikonloppuna saa korkeintaan lukea kirjoja tai käyttää muutaman tunnin sunnuntaina seuraavan viikon valmisteluun.
  2. Pidä aina tasapaino. Johtajien mukaan viikkokalenterissa tulee aina vallita tasapaino perheen, vapaa-ajan, liikunnan & työn välillä. Optimoi, älä maksimoi.
  3. Hyötyliikunta. Keksi luovia tapoja yhdistää liikuntaa muuhun tekemiseen. Lue esimerkiksi äänikirjoja lenkillä, pyöräile töihin tai järjestä työpaikan lounastauon yhteyteen joogatunti.
  4. Ulkoista kotityöt. Kotitöihin saa nykyään helposti ulkopuolista apua. Valtaosa johtajista kokivat kotitöiden ulkoistamisen järkevänä tapana saada lisää aikaa muihin asioihin.
  5. Aina pitää syödä. Joka päivälle merkittiin lounas ja lounastuntiin yleensä yhdistettiin palavereita. Tämä olikin kätevä tapa tehdä syöntihetkestäkin tehokas. Lounaalla voi pitää sekä sisäisiä, että ulkoisia palavereja. Muista kuitenkin syödä välillä myös ystävien ja kollegoiden kanssa.
  6. Tyhjää tilaa pitää jättää. Yllätyksiä tulee aina ja joskus asiat vievät enemmän aikaa, kun suunniteltu. Tyhjällä tilalla varmistat reagointikyvyn tärkeisiin yllätyksiin, pidät stressitasosi kurissa ja varmistat, että saat vietyä aloittamasi asiat loppuun asti.
  7. Vastuuta pitää jakaa. Vastuuta rohkeammin kaikki operatiivinen tekeminen. Jätä esimerkiksi myynti täysin myynnin johdolle. Keskity strategisiin päätöksiin ja delegoi muut asiat.
  8. Valmistele kokoukset ajoissa. Kokousten valmistelu tulisi tehdä jo kokousta edeltävällä viikolla.
  9. Priorisoi aamupäivä tärkeille asioille. Monet mainitsivat, että isot, tärkeät asiat tehdään aamupäivällä. Siten varmistetaan, että tärkeimmät asiat saadaan tehdyksi ja optimoidaan johtajan kapasiteetti.
  10. Hyödynnä teemoitusta. Määritä viikoille ja joskus päiville omat teemat. Näin maksimoit synergiat asioiden välillä ja näin voit helpommin hallita ajankäyttöäsi strategisten ja operatiivisten asioiden välillä.

Kokonaisuutena Kasvuryhmän johtajat olivat varsin yksimielisiä ajankäytön priorisoinnista. Tasapaino, tyhjän jättäminen, järkevä priorisointi ja tehokkuus luovasti yhdistäen olivat teemoja jotka toistuivat kaikkien johtajien kalentereissa. Asiat vaikuttivat olevan johtajilla hyvin hallussa, ainakin näin teorian tasolla. Näiden asioiden muistaminen ja vieminen käytäntöön onkin varmasti se vaikeampi tehtävä!

Pitämällä kiinni tästä 10 kohdan listasta ja muistamalla priorisoinnin tärkeyden ei voi kuin luottaa, että Suomen kasvuyritykset ovat hyvissä käsissä.

 

Kasvuryhmän jäsenenä on 189 keskisuurten kasvuyritysten johtajaa. He ovat yrittäjiä, omistajia, toimitusjohtajia ja hallituksen puheenjohtajia, jotka mahdollistavat omalla mukanaolollaan Kasvuryhmän toimintaa.

Lue lisää aiheesta

Haluatko vaihtaa ajatuksia?

Jätä tähän yhteydenottopyyntö, ja me palaamme asiaan!